Was kostet ein Hochzeitsfotograf? Eine tiefgehende und transparente Beispielrechnung

Die Frage nach den Kosten eines Hochzeitsfotografen beschäftigt fast jedes Paar. Die Preisstruktur wirkt auf den ersten Blick oft hoch – verständlich, denn viele kennen vor allem die sichtbare Reportagezeit. Doch eine professionelle Begleitung besteht aus weit mehr als acht fotografierten Stunden. Dieser Artikel erklärt anhand eines neutralen Beispiels von 2.000 € für 8 Stunden, wie sich ein fairer, nachhaltiger und professioneller Preis wirklich zusammensetzt.

1. Die sichtbaren und die unsichtbaren Teile einer Hochzeitsreportage

Eine Hochzeitsreportage ist ein Gesamtprojekt. Sie beginnt nicht mit dem Betreten der Location und endet nicht, sobald der Fotograf seine Kameratasche schließt. Sie umfasst organisatorische, kreative, technische, logistische und nachbearbeitende Arbeitsschritte, die alle dafür sorgen, dass am Ende hochwertige, stimmige und sichere Ergebnisse entstehen.

1.1 Vor der Hochzeit: Vorbereitung, Planung und Organisation

Bereits mehrere Tage vor der Hochzeit beginnt die konkrete Vorbereitung. Dazu gehören nicht nur E-Mail-Kontakt, Kennenlernen und Abstimmungen, sondern eine Vielzahl an Arbeitsschritten, die im Hintergrund ablaufen:

• Kennenlernen, Bedarfsklärung, Erwartungsmanagement
• Detailliertes Vorgespräch: Zeitplan, Familienkonstellationen, wichtige Momente
• Planung der fotografischen Vorgehensweise anhand des Ablaufs
• Analyse der Locations: Licht, Wege, Besonderheiten
• Erstellung eines persönlichen Fotokonzepts (sichtbarer Stil, Prioritäten, Paarwünsche)
• Technische Vorbereitung: Akkus laden, Speicherkarten leeren, Kameras testen
• Backup-Systeme vorbereiten (zweite Kamera, Ersatzobjektive, redundante Speicherkarten)
• Tasche packen: Kameras, Objektive, Aufsteckblitz, Regenhülle, Powerbanks, Reinigungsset
• Routenplanung, Pufferzeiten, Parkmöglichkeiten

Diese Schritte klingen unspektakulär, sind aber essenziell für die Qualität und Zuverlässigkeit am Hochzeitstag. In Summe fließen hier bereits rund 5–6 Stunden ein – noch bevor ein Foto entsteht.

1.2 Am Hochzeitstag: fotografische Arbeit, Reaktionsfähigkeit und Verantwortung

Die 8 Stunden Reportagezeit stehen im Mittelpunkt. Doch dieser Teil ist anspruchsvoller, als viele denken:

• Nutzung von mindestens zwei Kameras für Sicherheit
• Kontinuierliche Backup-Erstellung durch Dual-Speicherkarten
• Schnelle Reaktion auf Momente, ungestellte Situationen und wechselnde Lichtbedingungen
• Arbeiten unter Zeitdruck – oft ohne Wiederholungsmöglichkeit
• Führung von Gruppen, Koordination bei Portraits
• Diskrete Reportage während emotional sensibler Momente
• Hohe körperliche Belastung durch stundenlanges Tragen schwerer Technik

Diese Stunden sind intensiv, hochkonzentriert und verantwortungsvoll – und bilden den zentralen Teil der Dienstleistung.

1.3 Nach der Hochzeit: Datensicherung, Auswahl und detailgenaue Bearbeitung

Viele Paare unterschätzen den größten Zeitblock: die Nachbearbeitung. Eine professionelle Bildaufbereitung umfasst:

• Sofortige Mehrfach-Backups der Bilddaten
• Sortieren der gesamten Bildmenge (3.000–6.000 Fotos sind normal)
• Reduktion auf die beste Auswahl: Qualität, Emotion, Storytelling
• Farbbearbeitung, Lichtoptimierung und Stilangleichung
• Feinretusche wichtiger Momente und Portraits
• Export in mehreren Auflösungen
• Erstellung einer Galerie, Slideshow oder Preview-Story
• Kommunikation, finale Übergabe, Archivierung der Daten

Selbst bei einer knappen Kalkulation entsteht hier ein Aufwand von 12–15 Stunden.

2. Die beispielhafte Zeitrechnung im Überblick

Aus 8 Stunden vor Ort werden realistisch 31–33 Stunden Gesamtarbeit. Im Detail:

• Kontakt / Angebot / Absprache: 2–2,5 h
• Kennenlernen & Vorgespräch: 2 h
• Vorbereitung & Equipment-Check: 1 h
• Anfahrt & Abfahrt: 1,5–2 h
• Reportage vor Ort: 8 h
• Datensicherung & Organisation: 1 h
• Bildauswahl (Culling): 2–3 h
• Bearbeitung: 7–9 h
• Galerie, Export, Kommunikation: 1–2 h
• Archivierung, Verwaltung, Overhead: 2–3 h

Diese realistische Zeitbasis ist wichtig, um später die Kalkulation nachvollziehbar zu machen.

3. Wie sich ein Beispielpreis von 2.000 € zusammensetzt

Von 2.000 € brutto bleiben etwa 1.680 € netto Umsatz. Doch dieser Betrag ist nicht der Verdienst – denn ein Fotografieunternehmen hat laufende Kosten, die anteilig jedem Auftrag zugeordnet werden müssen.

3.1 Technik und Abschreibung

Professionelle Hochzeitsfotografie basiert auf Ausrüstung im Wert von 10.000–20.000 €. Diese muss über mehrere Jahre abgeschrieben, gewartet und regelmäßig erneuert werden:

• 2 Kamera-Bodies mit Dual-Slot
• lichtstarke Objektive (24mm, 35mm, 50mm, 85mm, Zoom-Gläser)
• mehrere Speicherkarten, SSDs, externe Backups
• Adobe Lightroom / Photoshop / Galerie-Software
• Versicherung gegen Wasserschäden, Stürze, Diebstahl

Realistischer anteiliger Kostenblock pro Hochzeit: 80–120 €.

3.2 Unternehmerische Pflichtkosten

Jedes professionelle Unternehmen hat Fixkosten, unabhängig vom Hochzeitsbereich:

• Website, Hosting, Domain
• Werbeanzeigen, Marketing, Social Media
• Steuerberatung, Buchhaltung
• Büro, Software, Verwaltung
• Haftpflichtversicherung
• Fortbildungen, Workshops, Qualitätskontrolle

Realistischer Anteil pro Auftrag: 200–300 €.

3.3 Soziale Absicherung & Risikoabdeckung

Selbstständige tragen ihr Risiko selbst. Dazu gehören:

• Krankenversicherung
• Rentenrücklagen
• Ausfallrücklagen (Krankheit, Wetter, Off-Season)
• Rücklagen für Technikdefekte

Realistischer Anteil pro Hochzeit: 200–300 €.

3.4 Direkte Kosten am Hochzeitstag

• Fahrt / Parken
• Reinigung / Equipment-Pflege

Realistischer Anteil: 40–80 €.

4. Die faire Beispielrechnung

1.680 € netto
− 610–660 € Kosten
= ca. 1.020–1.070 € vor Einkommensteuer

Bei rund 32 Stunden Arbeit ergibt das:

• ca. 32–34 € pro Stunde vor Steuern
• ca. 22–24 € pro Stunde netto

Das ist kein überhöhter Betrag – sondern ein fairer, nachhaltiger, realistisch knapp kalkulierter Stundensatz.

5. Warum kurze Reportagen im Verhältnis teurer sind

Ein weit verbreitetes Missverständnis: „Wenn wir nur 3 Stunden brauchen, muss es doch deutlich günstiger sein?“

Doch der Großteil der Arbeit bleibt identisch:

• Kennenlernen
• Vorgespräch
• Planung
• Equipment-Vorbereitung
• Datensicherung
• Bildauswahl
• Bearbeitung
• Galerie & Kommunikation

Der variable Anteil ist die Zeit vor Ort – alles andere bleibt nahezu gleich.

Beispiel: 3 Stunden = 1.200 € brutto

• 1.200 € brutto → 1.008 € netto
• Gesamtaufwand: 18–20 Stunden
• Kostenanteil bleibt nahezu identisch

Realistisch bleiben ca. 450–500 € vor Steuern – also effektiv oft nur 15–18 € netto pro Stunde.

Darum sind kurze Reportagen pro Stunde immer teurer, wenn das Unternehmen wirtschaftlich seriös und professionell geführt wird.

6. Weitere Preisfaktoren, die oft übersehen werden

• Begrenzte Samstage (nur ca. 20–25 in der Saison wirklich verkaufbar)
• Intensive Saisonalität (Mai–September)
• Wetterrisiken (Plan B Vorbereitung)
• Stornierungen & Verschiebungen
• Rechtliche Absicherung, Verträge, DSGVO
• Langfristige Archivierung der Daten
• Weiterentwicklung des Stils, Portfolioarbeit
• Wert der persönlichen Erfahrung und Ruhe im Stress

Fazit

Eine Hochzeitsreportage umfasst nicht nur fotografische Stunden – sie ist eine Kombination aus Planung, Technik, Nachbearbeitung, Erfahrung, Verantwortung und unternehmerischen Kosten. Das Beispiel von 2.000 € für 8 Stunden zeigt transparent, wie ein solider, fairer und nachhaltiger Preis entstehen kann.

Am Ende bezahlt ein Paar nicht nur Fotos – sondern Sicherheit, Qualität, Erfahrung und Erinnerungen, die ein Leben lang bestehen.